Dobra księgowa w biznesie jest ważnym aspektem działania firm w dzisiejszych czasach. Zna nowinki podatkowe, na bieżąco zmieni prawo podatkowe i kadrowe, co przekłada się na jej codzienną pracę oraz dbałość o interesy klientów. Jak optymalizować koszty w firmie, co należy do obowiązków księgowej i jak wybrać najlepszą księgową? Zapraszam na rozmowę z księgową i przyszłym (w trakcie egzaminów) doradcą podatkowym z pasją — Urszulą Jakubiec-Makowską z Biura Rachunkowego Makowscy Księgowość.
Spis treści
Jaka jest historia powstania Twojej firmy?
Myśląc o swojej przyszłości, jeszcze w szkole średniej męczyło mnie pytanie, kim chcę być? Co chcę robić w życiu, nie tak na 5 minut tylko czym miałoby być „to coś” co mogłabym robić z radością? Od zawsze pasjonowała mnie współpraca z ludźmi, bo jeszcze w podstawówce udzielałam „korepetycji” z języka polskiego moim koleżankom. Dotąd pamiętam uczucie zadowolenia, satysfakcji z obcowania z nimi na innym niż koleżeńskim poziomie, radości, kiedy okazywało się, że dobrze zaliczają kartkówkę z ortografii.
Ta pasja współpracy z ludźmi, poznawaniem ciągle nowych osób, uczenia ich czegoś, pomagania w rozwiązywaniu problemów, które posiadają, ewoluowała w czasie studiów. Wybrałam wydział prawa i administracji na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie z zamysłem pracy w jakimś urzędzie, gdyż uważałam, że ta forma pracy idealnie odpowiadałaby moim założeniom. Realia funkcjonowania urzędu skarbowego poznałam za sprawą mojego męża, gdyż zaraz po studiach zatrudnił się tam i przepracował kilka lat, które szybko mi pokazały, że nie jest to miejsce dla mnie.
W ten sposób zostałam wdrożeniowcem oprogramowania w spółce informatycznej, która wdrażała system obiegu dokumentów, elektroniczne podpisy oraz e-formularze w urzędach miast, powiatów i gmin. Bardzo miło wspominam ten czas, poznaną ogromną ilość wspaniałych osób na mojej drodze i utwierdzenie się w swoich przeczuciach, że muszę mieć kontakt bezpośredni z człowiekiem, bo to kocham! Mąż również podjął decyzję o odejściu z urzędu skarbowego, a stąd już była niedaleka droga do pomysłu obsługi podatników, ale z drugiej strony.
Dlaczego akurat księgowość?
Początki naszego biura rachunkowego były skomplikowane, bo nigdy w naszych rodzinach nikt nie prowadził takiego biznesu. Jednak doświadczenie męża nabyte podczas pracy na etacie w urzędzie skarbowym, które oczywiście owocowało naszymi wspólnymi rozmowami o przyszłości, zaowocowało chęcią spróbowania współpracy z ludźmi biznesu jako partnerów. Ich biznes — nasza praca i pomoc w ogarnięciu tematów trudnych dla nich lub takich, których po prostu nie chcieli robić, czyli najczęściej wizyt w urzędach skarbowych podczas kontroli.
I tak pomagałam mężowi, będąc jeszcze na studiach, bo dzieli nas spora różnica wieku. Wsiąkłam w ten klimat, w którym znalazłam i urzędy i nowych ludzi, z którymi nawiązywaliśmy współpracę. Z biegiem czasu okazało się, że właśnie to zawodowe zajęcie, które trudno nazwać mi pracą, bo jeśli robimy coś, co kochamy, to przecież nie spędzamy w pracy ani jednego dnia, dawała mi energii do życia, ogromną satysfakcję z owocnych współpracy, które trwałą do dzisiaj, a minęły już 24 lata!
Z jakimi wyzwaniami wiąże się prowadzenie biura księgowego w dzisiejszych czasach?
Prowadzenie biura rachunkowego powinno być biznesem jak każdy inny. Długo do tego dochodziłam, rozmawiając z kolegami i koleżankami po fachu, jeżdżąc na różnego rodzaje spotkania i konferencje dla właścicieli biur rachunkowych. Każdy z nas szukał sposobów na radzenie sobie z trudnym zawodem, zwłaszcza w świetle bardzo często zmieniających się przepisów podatkowych. Księgowi szukają sposobów na poprawną organizację pracy w biurze, tworzenie procedur, które przyspieszą i ułatwią pracę, a przede wszystkim wprowadzą bezpieczeństwo obrotu dokumentami i informacjami naszych klientów. Po latach zrozumiałam, że nie każde biuro jest identyczne. Może być malutkie jednoosobowe obsługujące tylko ryczałty lub takie, w którym właścicielowi marzy się rozwój, innowacja, chęć uczenia zawodu nowych osób i pomoc coraz większej liczbie klientów z coraz to większym zakresem potrzeb. Ale zrozumiałam też, że jedna osoba nie jest w stanie ogarnąć wszystkiego lub robi to swoim kosztem, kosztem życia prywatnego. Ja chciałam stworzyć biuro, w którym to wszystko da się pogodzić.
Bo biuro rachunkowe to nie tylko przerzucanie papierków i liczenie podatków, chociaż teraz już mniej, bo dzięki narzędziom cyfrowym prowadzenie księgowości jest znacznie łatwiejsze. Są to także spotkania z klientami, rozmowy z przyszłymi klientami, prowadzenie kontroli zarówno w urzędach skarbowych, ZUS-ie, inspekcji pracy, straży granicznej. Aby być zawsze na bieżąco, księgowa musi również poświęcać dużo czas na ciągłe szkolenie się, co wiąże się z koniecznością odpowiedniego zarządzania naszą pracą i czasem.
Chęć ogarnięcia tych wszystkich aspektów powoduje, że ja jako właściciel biura, prezes zarządu naszej spółki z księgowej bardziej stałam się osobą zarządzającą tymi wszystkim aspektami. A to niestety wymaga walki ze sobą, chociażby w kwestii nauczenia się delegowania zadań, weryfikacji tych oddelegowanych zadań, utraty częściowej kontroli nad tym, co ktoś za nas wykonuje i umiejętności właściwego sprawdzania tej pracy. Ten aspekt pozostaje ciągle żywym i aktualnym tematem w naszym biurze, bo zawsze coś można zmienić, poprawić na lepsze a ja jestem zwolenniczką wprowadzania zmian. Na lepsze oczywiście.
Czy narzędzia cyfrowe ułatwiają pracę w księgowości? W jaki sposób zrewolucjonizują księgowość?
To doskonałe pytanie, na którego przykładzie można pokazać, jak bardzo ważna jest chęć wprowadzania zmian na lepsze. Jeszcze zanim ogarnął nas covid i zmusił do zmiany standardów współpracy moja chęć i pęd do innowacji sprawiła, że szukałam narzędzi, które ograniczą w biurze prace mechaniczne typu wprowadzanie faktur do systemu, konieczność przyjeżdżania klienta z dokumentami do nas lub wysyłania kurierem dokumentów. Było to ważne z tego względu, że współpracujemy z klientami z całej Polski i zagranicy, więc był to obszar, na którym ja szczególnie mocno się skupiałam.
Dodatkowo zajmując się w naszym biurze nie tylko księgowością, ale też delegowaniem pracowników, zatrudnianiem cudzoziemców dla naszych klientów, załatwianiem dla nich różnego rodzaju zezwoleń czy licencji, prowadząc przekształcenia działalności czy spółek, rejestrując spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, potrzebowaliśmy narzędzi, które uporządkują nam mnogość tematów i ograniczą liczbę zbędnej korespondencji. W ten sposób wprowadziliśmy testowo system do elektronicznej współpracy z klientami i już nigdy z tego systemu nie zrezygnujemy!
W jaki sposób system do elektronicznej współpracy z klientami ułatwił pracę biura rachunkowego?
Klienci na początku oczywiście podchodzili do tematu ostrożnie, bo jak to przesłać dokumenty do jakiegoś systemu, zamiast przywieźć reklamówkę faktur do biura?! A jak zginą, a jak nie dojdą, a jak dotrą do kogoś innego… Wątpliwości było mnóstwo, ale bardzo szybko się okazało, że to genialne narzędzie pokochaliśmy nie tylko my pracownicy biura, ale i nasi klienci! I kiedy przyszedł covid, my już 2 lata obsługiwaliśmy klientów zdalnie! To ogromne wyzwanie, które postawiliśmy sobie i naszym klientom pokazało, że nie ma rzeczy niemożliwych do wprowadzenia w firmie. A każda innowacja, która ma ułatwić życie klientom i nam zasługuje na chwilę uwagi, bo po pierwszych krytycznych spojrzeniach, które wynikają zazwyczaj z lęku czy niewiedzy, przychodzi wielkie „ŁAAŁ, jakie to fajne”.
A boty, które automatyzują pracę księgowych?
I tak po systemie do elektronicznego obiegu dokumentów, elektronicznych zadaniach do zleceń dla klientów przyszedł czas na wdrożenie w naszym biurze botów, które stały się ogromnym przełomem w naszej pracy. Po rocznej współpracy z tą nowinką technologiczną stwierdzam, że każde narzędzie, które może księgowemu, kadrowemu pomóc, ułatwić i zautomatyzować pracę, jest na wagę złota, gdyż powinniśmy pracę wykonywać mądrze, a nie ciężko. W dzisiejszych czasach pojawiające się nowe narzędzia dają nam w księgowości naprawdę nieograniczone możliwości zautomatyzowania procesów w biurze rachunkowym, począwszy od boardingu nowego klienta poprzez comiesięczną obsługę, aż czasem do zamknięcia jego działalności czy rozstania, bo tak czasem też bywa.
Czy każda firma powinna współpracować z biurem rachunkowym?
To trudne pytanie, bo zależy od wielu czynników, które mają na to wpływ. Zależy to głównie od rozmiaru i rodzaju działalności, tego, czy zatrudnia pracowników, zleceniobiorców, czy prowadzi księgowość uproszczoną, czy może jest firmą produkcyjną z rozliczeniem kilku magazynów albo transportem międzynarodowym z kilkudziesięcioma autokarami. A przede wszystkim decyzja ta powinna wynikać również z nastawienia właściciela firmy do kwestii urzędowych i obowiązków, jakie w związku z prowadzoną działalnością na nim spoczywają. Samemu można ogarnąć wiele, tylko pojawia się pytanie, czy tego chcę? I każdy musi sobie na nie odpowiedzieć.
Ja wychodzę z założenia, że nawet jeśli jestem w stanie pewne rzeczy zrobić sama, to wolę je powierzyć fachowcowi, który na tym się zna, bo właśnie w tym się specjalizuje, a ja będę mogła spokojnie zająć się swoim biznesem. To, że umiem zbudować sieć komputerową w biurze, to nie znaczy, że chcę to zrobić. Mam od tego swojego informatyka. To, że prowadzenie SM nie jest skomplikowanym tematem, nie oznacza, że ktoś nie zrobi tego lepiej ode mnie. Tu też wchodzi kwestia delegowania zadań na kogoś innego — specjalistę, profesjonalistę. Zwłaszcza że w naszym biurze takimi jesteśmy – posiadamy certyfikaty Ministerstwa Finansów, dyplomy studiów podyplomowych w dziedzinie finansów, zaświadczenia o ciągłych kursach i szkoleniach, bo mamy świadomość bardzo dużej odpowiedzialności, która na nas spoczywa, kiedy klient powierza nam księgowość swojej firmy.
Co najbardziej lubisz w swojej pracy?
Zdecydowanie ulubioną częścią tej pracy jest kontakt z klientem, najlepiej oczywiście osobisty, ale w związku z tym, że nasi klienci są rozsiani po całej Polsce i świecie, bardzo często pozostają nam spotkania online i telefoniczne. Ten kontakt powoduje, że tworzy się między nami więź partnerska, która jest uwieńczeniem naszej współpracy biznesowej. Niezaprzeczalnym plusem tej pracy jest również postrzeganie mnie przez klienta jako profesjonalisty w dziedzinie podatków i księgowości, co dodaje skrzydeł do dalszego uczenia się i podnoszenia kwalifikacji.
Jak optymalizować koszty w firmie w dzisiejszych czasach?
Z głową. Przy współpracy z doradcą podatkowym, księgową a czasem nawet radcą prawnym. Przez partnerską współpracę z naszym klientem zawsze wiemy, co w trawie piszczy w jego firmie. Na bieżąco rozwiązujemy kwestie przyszłych inwestycji, większych wydatków firmowych, które klienci zawsze z nami konsultują. Doskonale zdają sobie oni sprawę, że skoro księgowość powierzyli profesjonalistom, to mogą zawsze liczyć na naszą pomoc, aby uniknąć potem przykrych niespodzianek w czasie kontroli skarbówki. Zwłaszcza w świetle szybko zmieniających się przepisów podatkowych, gdzie nasz system nie należy do najprostszych i niestety każda nieprzemyślana decyzja może mieć szkodliwe skutki i podatkowe, a czasem nawet prawne.
Co należy do głównych obowiązków księgowej?
Księgowa jest osobą, która czuwa nad poprawnym zakwalifikowaniem kosztów w działalności gospodarczej. To ona weryfikuje koszty przedstawiane przez klienta jako zasadne, aby uniknąć zakwestionowania ich przez urząd w trakcie kontroli. Bada każdą fakturę zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalnym, bo błędnie wystawiona faktura, niespełniająca wymogów rozporządzenia, może być podstawą odrzucenia z kosztów. Poza tym księgowa sprawdza, czy płatności realizowane są na rachunki bankowe kontrahentów umieszczone na białej liście, czy istnieje możliwość odliczenia pełnego VAT od danej faktury. Sprawdza, w jaki sposób klient używa samochodów w swojej działalności i czy z tego tytułu ma możliwość korzystania z pełnego odliczania VAT np. od paliwa, czy nie, dokonuje zwrotów VAT dla klienta, jeśli jest taka możliwość w danej działalności. Pilnuje różnego rodzaju limitów w działalnościach klientów, których jest niemało. Przykładowo limit płatności gotówkowych, limit do kasy fiskalnej, limit do ksiąg handlowych, limit do VAT itd. Po obróbce dokumentów dopiero zaczyna się samo mięso, czyli obliczenie należnych podatków, przygotowanie odpowiednich deklaracji oraz elektroniczna ich wysyłka do urzędów a klientowi podania kwot do zapłaty bądź informacji o tym, jaki zwrot z urzędu skarbowego otrzyma. To ta fajniejsza część pracy.
Czy rozważasz zmianę pracy z księgowej na inny zawód? Dlaczego?
Oooo, w sytuacjach podbramkowych, a bywają takie w każdym biurze, po etapie walenia głową w mur zawsze mówię, że się przekwalifikuję najchętniej na pracę na roli! Efektem tego hobbistycznie zajmuję się hodowlą kaczek biegusów, które są ekologicznymi pogromcami ślimaków. A poważnie – NIGDY! Za bardzo mnie to pociąga, nawet te częste zmiany przepisów mnie kręcą a im bardziej skomplikowane, tym lepiej dla mnie, już taki prawniczy umysł mam. I zamiast myśleć o przekwalifikowaniu, myślę o rozszerzeniu swoich uprawnień o zostanie doradca podatkowym oraz być może w przyszłości biegłym rewidentem.
Jak znaleźć dobrą księgową?
Dobra księgowa to taka, z którą możemy porozmawiać o wszystkich naszych bolączkach firmowych, ale bardzo często również schodzimy na tematy prywatne. Uwielbiam właśnie takie spotkania, kiedy klient przychodzi już nie z dokumentami, bo te przesyła nam elektronicznie, ale po to, żeby zadać pytanie a przy okazji wypić kawę i porozmawiać o ciężkim chlebie powszednim przedsiębiorców.
Dobra księgowa ciągle się szkoli. Potwierdza swoje szkolenia certyfikatami i zaświadczeniami od dobrych firm szkoleniowych. Elementem wzbudzającym zaufanie do księgowej może być również fakt regularnego prowadzenia przez nią bloga na stronie firmowej biura, który pokazuje jej profesjonalizm i zaangażowanie w aktualne tematy podatkowe oraz wzbudza zaufanie potencjalnego klienta. Dobra księgowa posiada polisę ubezpieczeniową biura na wypadek błędu, a taki może się zdarzyć każdemu. Dlatego, aby nie narazić klienta, na stratę powinna posiadać polisę ubezpieczenia biura od wszelkich zdarzeń takich jak: prowadzenie ksiąg, obsługa kadrowa i płacowa, błędy podwykonawcy. I powinna taką polisę przedstawić klientowi przed nawiązaniem współpracy oraz na każde żądanie.
Dobra księgowa to ta, która wie, że różne sytuacje w życiu się zdarzają i kiedy nie będzie miała możliwości osobiście wykonać pracy dla klienta, ten może być spokojny, że w biurze jest ktoś, kto ją zastąpi. Posiada zapasowe pełnomocnictwa do każdego z klientów i jest zorientowana, jak wygląda rozliczenie każdej firmy. Dlatego uważam, że ze względów bezpieczeństwa biura wieloosobowe są dla klientów bezpieczniejsze, bo tu nigdy nie zdarzy się sytuacja, że nie ma kto zamknąć miesiąca czy wysłać deklaracji, odpisać na miale czy poprowadzić kontroli. W takim przypadku ani urlopy pracowników biura, ani ich zwolnienia chorobowe czy przypadki losowe nie mają wpływu na ciągłe funkcjonowanie biura.
Dobra księgowa myśli również o usprawnianiu i automatyzacji pracy biura oraz dla bezpieczeństwa. Mam tu na myśli backupy baz klientów i to nie na jednym nośniku danych znajdującym się w biurze, ale także w obszarze chmurowym poza siedzibą biura. Również ze względów eliminowania błędów, bo automatyzacja procesów i tworzeniu procedur bardzo w tym pomaga. Dodatkowo nasze zaufanie również powinien wzbudzić fakt przekazywania nam co miesiąc zestawień księgowych, deklaracji, rejestrów, które do nas wysyła po zamknięciu miesiąca.
Na koniec, dobra księgowa to taka, która w miarę możliwości jest dostępna dla swoich klientów pod telefonem, mailem czy komunikatorem. Nie mam tu na myśli uwiązania do sprzętu, żeby być zawsze pod ręką. Bardziej myślę o jakiejś sytuacji podbramkowej, która rzadko się zdarza i klient potrzebuje na cito podpowiedzi.
Jakie zmiany podatkowe czekają nas w 2025 roku?
Rok 2025 przyniesie nam szereg zmian w polskim systemie podatkowym, które mogą znacząco wpłynąć na pracę przedsiębiorców. Nowe regulacje mają na celu poprawę przejrzystości oraz uproszczenie systemu podatkowego, ale też zwiększenie efektywności poboru podatków. Dane zmiany obejmą szereg różnych podatków, ale też podatek dochodowy od osób fizycznych PIT oraz osób prawnych CIT, składki zdrowotne, a także podatek od towarów i usług VAT. Przekonana jestem, że ustawodawca zapewni nam odpowiednią dawkę adrenaliny poprzez nieoczekiwane pomysły, które będzie chciał wdrożyć w trakcie roku podatkowego, o zgrozo! Oczywiście wzrost podatków jest nieunikniony i na pierwszy ogień pójdzie podatek od nieruchomości oraz podatki lokalne.
Zmiany dotyczyć będą:
- oświadczeń PIT
- urlopu od składek ZUS dla przedsiębiorców
- składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2025 roku
- obowiązku przesyłania księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów i ewidencji środków trwałych
- zaliczki na podatek od obligacji i listów zastawnych
- zasad realizacji zysków i strat funduszy kapitałowych
- opodatkowania lokat i inwestycji tzw. podatku Belki
- podwójnego prawa do ulgi podatkowej dla darowizn na rzecz Ukrainy
- ulgi z tytułu składek związkowych – podwyższenie limitu
- ulg rehabilitacyjnej i prorodzinnej — zmiany w 2025
- podatku od nieruchomości w 2025 roku
- stawki VAT na 2025 rok
- zmiany w akcyzie w 2025 roku
Z Urszulą Jakubiec-Makowską rozmawiała Renata Zielezińska
Urszula Jakubiec-Makowska — prezes zarządu i dyrektor generalny w Biurze Rachunkowym Makowscy Księgowość. Księgowa i przyszły doradca podatkowy z pasją z certyfikatem Ministerstwa Finansów. Nieustannie doskonali swoje umiejętności i zdobywa wiedzę z zakresu finansów, księgowości, kadr i płac oraz automatyzacji i usprawniania procesów księgowych. Satysfakcja z dobrze wykonanej pracy jest dla niej równie ważna co rozwój osobisty i dobre relacje ze współpracownikami. Prywatnie mama dwójki dzieci, zajmuje się domem i ogrodem oraz trzema kotami i dwoma psami. A jej największą pasją — poza podatkami — jest ekologiczna uprawa warzyw oraz hodowla kur i kaczek biegusów. Poza tym uwielbia organizować podróże w niezwykłe miejsca.
Miejsca w sieci:
- Strona: https://makowscyksiegowosc.pl/
- Facebook: https://www.facebook.com/Makowscy
- Instagram: makowscy_ksiegowosc
