Zbliża się Nowy Rok, a wraz z nim w Twojej głowie pojawiają się nowe cele i plany na rozwój swojego biznesu. Czy wiesz, że to właśnie dobre przygotowanie i organizacja są kluczem do sukcesu? Styczeń to idealny moment, aby zacząć z czystą kartą i w końcu uporządkować dokumenty w swojej małej firmie. Dlatego chcę Ci pokazać, jak w prosty sposób zapanować nad dokumentami, zarówno papierowymi, jak i cyfrowymi, aby rozpocząć Nowy Rok z poczuciem spokoju i gotowości do osiągnięcia swoich celów oraz rozwoju swojej firmy.
Spis treści
Rozpocznij od przeglądu dokumentów
Pierwszym krokiem jest dokładny przegląd wszystkich dokumentów, jakie posiadasz. Ten duży krok rozdziel sobie na mniejsze, łatwiej osiągalne. Zacznij od dokumentów papierowych. W pierwszej kolejności zniszcz i wyrzuć te, których już nie potrzebujesz — dokumenty nieaktualne, duplikaty itp. Pozostałe dokumenty posegreguj w osobnych stosach na główne kategorie typu: Administracja, Finanse, Sprzedaż. Nie zapomnij o jeszcze jednym stosie — Archiwum. To tam znajdą się wszystkie dokumenty już nieużywane, ale wciąż potrzebne do przechowania.
Następnie każdy z tych stosów, rozdziel na jeszcze dokładniejsze podkategorie. Przykładowo w sprzedaży może to być podział na konkretnych klientów, a następnie na Faktury, Zamówienia i Projekty z danym klientem. To pozwoli Ci jak najdokładniej skategoryzować dokumenty i znacznie wpłynie na porządek w papierach. By maksymalnie zaoszczędzić miejsce, sugeruję Ci stworzenie segregatorów tylko do głównych kategorii, czyli w tym przypadku Administracja, Sprzedaż, Finanse itp. Poszczególne podkategorie możesz wyróżnić w każdym segregatorze za pomocą kolorowych przekładek. Opisz dokładnie każdy segregator oraz przekładki. Dobrą praktyką jest stosowanie tzw. spisu treści na początku każdego segregatora. Dzięki niemu wiesz, jakie dokumenty i w jakiej kolejności znajdują się w każdym z nich. Przechowuj dokumenty w odpowiednich szafach lub szufladach, zachowując porządek i łatwy dostęp.
Ogranicz papierowe dokumenty
Postaraj się maksymalnie przechodzić na wersję cyfrową swoich dokumentów. Miej na uwadze, że Twoja firma będzie się rozrastać, więc siłą rzeczy dokumentów zacznie przybywać z dnia na dzień. W końcu może zabraknąć Ci miejsca w Twoim biurze. Jeśli to możliwe, zainwestuj w skaner, aby przekształcić część dokumentów papierowych w wersje cyfrowe. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz miejsce, ale również ułatwisz sobie dostęp do nich, bez względu na miejsce, w którym się znajdujesz. Możesz też śmiało wykorzystać dostępne aplikacje na każdy telefon, które pozwolą Ci zeskanować dokument bezpośrednio z Twojej komórki. To znacznie przyspieszy Twoją codzienną pracę.
Przejdź na cyfrową organizację
Obecnie wiele firm przechodzi na bardziej cyfrowy model pracy. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie dokumentami. Dzięki cyfrowym plikom, mamy do nich dostęp z każdego miejsca a co więcej, taki model znacznie usprawnia nam wymianę informacji z klientami oraz podwykonawcami. Ważne jest jednak, aby zorganizować swoje pliki i dokumenty cyfrowe. Oto kilka wskazówek:
- Stwórz system folderów na swoim komputerze lub od razu w chmurze, aby ułatwić odnajdywanie plików i przede wszystkim zachować w nich porządek i organizację. Dziel je na kategorie, takie jak finanse, marketing, umowy, itp.
- Korzystaj z jasnych i opisowych nazw plików, aby uniknąć zamieszania. Unikaj ogólnych nazw, takich jak „dokument.doc”; opisuj pliki z myślą o tym, co zawierają. Nazwa pliku powinna być dla Ciebie na tyle klarowna i intuicyjna, byś nawet po miesiącu pamiętała, czego dotyczy dokument. Opracuj własny system nazewnictwa, który będziesz stosować do wszystkich plików, jak chociażby: DATA-KLIENT-DOKUMENT-WERSJA.
- Regularnie archiwizuj stare pliki, przenosząc je na osobne dyski zewnętrzne. Staraj się utrzymywać porządek w swoim systemie, usuwając niepotrzebne pliki i przenosząc archiwalne dokumenty poza główny obszar pracy.
- Dbaj też o pulpit swojego komputera. Staraj się nie wrzucać wszystkiego do folderu “Pulpit1”. Na bieżąco przeglądaj i porządkuj dokumenty.
Wykorzystaj narzędzia i aplikacje
W dzisiejszych czasach istnieje wiele narzędzi i aplikacji, które mogą ułatwić organizację dokumentów. Oto kilka, które warto rozważyć:
- Google Drive: To doskonałe narzędzie do przechowywania i udostępniania dokumentów w chmurze. Dzięki niemu możesz łatwo udostępniać dokumenty współpracownikom i mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca. To też baza do późniejszego delegowania zadań.
- Evernote: Pozwala na przechowywanie notatek, zdjęć i innych materiałów w jednym miejscu. Możesz tworzyć notatki z ważnymi informacjami, które będziesz chciała przechować.
- Trello: Idealne do zarządzania projektami i zadaniami. Możesz tworzyć tablice z listami zadań i przenosić karty między nimi, monitorując postęp projektów.
- Microsoft OneNote: Pomaga w tworzeniu notatek i organizacji informacji. To świetne narzędzie do przemyśleń, list zadań i planów.
Utrzymuj regularność
Jak przy każdym budowaniu dobrych nawyków, najważniejsze jest to, aby utrzymywać regularność w organizacji dokumentów. Zadbaj o to, aby wszystkie nowe dokumenty były natychmiast sortowane i klasyfikowane zgodnie z ustalonym systemem. Dzięki temu unikniesz nagromadzenia nieporządku i chaosu, co pozwoli Ci efektywnie pracować przez cały rok. Możesz posłużyć się folderem tymczasowym, w którym w kryzysowych sytuacjach, będziesz przetrzymywać dokumenty, których nie zdążyłaś uporządkować przez nawał pracy. Pamiętaj jednak, by maksymalnie co tydzień go opróżniać.
Zaplanuj regularne przeglądy swoich dokumentów, na przykład co kwartał, aby upewnić się, że Twój system organizacji nadal działa sprawnie. Ustal swój stały harmonogram. Codziennie wykonuj bieżące, małe kroki typu regularne przeglądanie, usuwanie i porządkowanie dokumentów oraz pulpitu komputera. Raz w miesiącu — archiwizacja i kopie zapasowe.
Zdobądź wsparcie
Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia w organizacji dokumentów, nie krępuj się poprosić o pomoc. Możesz np. zatrudnić Wirtualną Asystentkę. Jeśli jednak nie uważasz tego za konieczne i chcesz poradzić sobie z tym sama lub nie możesz sobie teraz na to pozwolić, zachęcam Cię serdecznie do obserwowania mojego instagramowego profilu, gdzie dzielę się wieloma cennymi wskazówkami w zakresie organizacji dokumentów i domowego biura. Możesz również skorzystać z wielu udostępnianych przeze mnie materiałów, jak chociażby newsletter, darmowe produkty oraz płatne konsultacje i warsztaty.
Rozpocznij nowy rok z porządkiem w swojej firmie. Dzięki odpowiedniej organizacji dokumentów będziesz mieć więcej czasu na rozwijanie swojego biznesu i osiąganie swoich celów. Tworzę Projekt AdminQueen, aby Ci pomóc na tej drodze do sukcesu. Wykorzystaj te wskazówki, by stworzyć sprawnie działający system organizacji dokumentów, który umożliwi Ci efektywne zarządzanie firmą i osiągnięcie sukcesu w nadchodzącym roku. Trzymam za Ciebie kciuki!
- AdminQueen
- Instagram: @milenalemieszka
