Wielozadaniowość to już od pewnego czasu zmora przedsiębiorców, dlatego tak wielu z nich cieszy się, że istnieje ktoś, kto pomaga im odzyskać oddech. Zarządzanie zdalnymi zespołami oraz dostarczanie czas i spokoju ducha tym, którzy na co dzień mierzą się z natłokiem obowiązków, jest coraz bardziej popularną usługą oferowaną na rynku pracy zdalnej. Warto jednak mieć świadomość jak ogromnym wyzwaniem może by optymalizacja pracy zdalnej. Sztuka polega na tym, aby odpowiednio wcześniej zadbać o wszystkie aspekty, które nam w tym pomogą. Pozwól, że zdradzę Ci na to mój niezawodny przepis.
Spis treści
Rola struktury w pracy zdalnej
Wyobraź sobie orkiestrę bez dyrygenta, bez partytury, bez przydzielonych ról. Każdy gra swoje, w swoim tempie, z nadzieją, że jakoś to zabrzmi. Wirtualna asystentka bez jasno określonej struktury działa dokładnie w ten sam sposób — z entuzjazmem, ale bez kierunku. I tu zacznijmy. Fundamentem pracy powinno być stworzenie harmonijnej, precyzyjnej i elastycznej struktury, w której każdy wie, co robi, dlaczego to robi i… z kim to robi. Strukturę budujemy świadomie, krok po kroku, inspirując się m.in. macierz RACI, o której mówi Mariola Hryszko:
- R (Responsible) – każda asystentka powinna mieć jasno przypisane zadania. Jeśli obsługuje skrzynkę klienta, to nie tylko sprawdza wiadomości, ale wie, które mają priorytet, jak odpowiadać i kiedy eskalować temat.
- A (Accountable) – odpowiedzialność za to, by wszystko zostało wykonane zgodnie z oczekiwaniami. Klient nie musi się zastanawiać, „czy to będzie zrobione”.
- C (Consulted) – klient jest częścią procesu. Należy konsultować z nim pomysły, wspólnie planować działania, uwzględniać uwagi.
- I (Informed) – wszyscy zaangażowani członkowie zespołu powinni być na bieżąco z tym, co się dzieje.
Klucze do skalowania wsparcia
Każdy klient reprezentuje zupełnie inną historię. Wirtualna asystentka musi być przygotowana na inne tempo pracy i wyzwania, które będą przed nią stawiane. Właśnie dlatego przy budowaniu zespołu, zależy nam, aby jego struktura nie przypominała betonowej konstrukcji, a raczej elastycznie reagującą na bodźce tkankę, która potrafi się rozciągnąć lub skurczyć w zależności od aktualnych oczekiwań klientów.
Kiedy klient planuje kampanię marketingową, nie reorganizujemy całej firmy – po prostu włączamy do zespołu odpowiednią graficzkę czy copywritera, dokładnie na tyle czasu, jak bardzo trzeba. Gdy w firmie pojawia się nowy produkt albo przedsiębiorca wchodzi na zupełnie nowy rynek, nie panikujemy – zmieniamy układ ról w zespole, płynnie przekierowując energię i kompetencje tam, gdzie są najbardziej potrzebne. To niewątpliwie efekt świadomego projektowania i zaufania do ludzi, z którymi się pracuje.
Delegowanie, które uwalnia głowę
Dewizą dobrze zorganizowanej struktury w firmie jest to, aby klienci mogli złapać oddech. Bardzo często trafiają się osoby, które ostatkiem sił były “jednoosobową działalnością gospodarczą” i to dosłownie, czyli pełniły w swoim przedsiębiorstwie role dosłownie każdego — od prezesa, po copywritera, księgową i handlowca. Niestety są to też osoby, które mimo świetnych perspektyw, najczęściej najszybciej doświadczają wypalenia zawodowego. Nic w tym dziwnego. Przeciążenie wykonywaniem nadmiaru obowiązków może odbić się nie tylko na zdrowiu psychicznym, ale i fizycznym. Jednym z głównych zadań w firmie powinna być więc nauka mądrego delegowania. Pokazanie klientom, że zespół naprawdę może działać bez codziennego nadzoru. Że można – a wręcz trzeba – oddać nie tylko konkretne zadania, ale również odpowiedzialność za ich efekt. To nie jest łatwe i początkowo wielu klientów lubi mieć kontrolę nad pewnymi kwestiami, jednak z doświadczenia wiemy, że po czasie mogą oni odetchnąć z ulgą i chęć posiadania nad wszystkim kontroli zmniejsza się, by całkowicie niemal zniknąć. I wówczas ma miejsce coś do tej pory niewyobrażalnego. Odzyskanie wolnego czasu, wolnych przebiegów na inne zadania. Przedsiębiorca może znów myśleć strategicznie, mieć wizję, tworzyć, zamiast ciągle gasić pożary.
Wspólne rytuały w biznesie
Wspólne wprowadzenie rytuałów, które utrzymują płynność i przejrzystość komunikacji – krótkie spotkania, klarowne raporty, proste narzędzia to klucze do sukcesu. Nie po to, by kontrolować, ale by mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Dzięki temu głowa się uwalnia. I wreszcie jest miejsce na to, co naprawdę ważne.
Bezcenne wsparcie wirtualnej asystentki
Optymalizacja pracy wirtualnej asystentki to coś znacznie więcej niż tylko poukładanie zadań w Asanie czy uporządkowanie skrzynki odbiorczej. To proces, który sięga głębiej – do samego sedna funkcjonowania firmy i codzienności jej właściciela. Dla wielu klientów to pierwszy moment od bardzo dawna, gdy naprawdę odkładają telefon o 18:00, mają wolny weekend, a w głowie nie dudni już lista rzeczy „na wczoraj”. To efekt uporządkowanej struktury, zaufania i zespołu, który działa, zanim pojawi się myśl: „muszę to zrobić”. Zamiast więc próbować udowodnić sobie i światu, że wsparcie nie jest potrzebne, warto zastanowić się, jak efektywnie rozwijać swoją firmą we wsparciu osób, co przyczyni się również do zwiększenia przychodów.
Autorka: Agnieszka Kowalska — ekspertka w dziedzinie marketingu internetowego i dyplomowany Social Media Manager z wieloletnim doświadczeniem w branży. Posiada międzynarodowy certyfikat wydawany przez VCC Planning, Creating and Distributing of Content Marketing, który potwierdza jej umiejętności w tworzeniu i dystrybucji treści marketingowych. Przez wiele lat Agnieszka pracowała jako wirtualna asystentka i zdalny menedżer, a następnie założyła agencję marketingową. Obecnie dzieli się swoją wiedzą, szkoląc przyszłe wirtualne asystentki oraz przedsiębiorców.
