Gdy startujesz ze swoją działalnością, to zajmujesz się w niej wszystkim. Od szykowania dokumentacji, kontakt z klientem po prowadzenie kampanii sprzedażowych i obsługą profili na portalach społecznościowych swojej marki. Często przychodzi jednak moment, że nie można już w swojej działalności być człowiekiem orkiestrą i warto poprosić o wsparcie w działaniu. I tu właśnie do pomocy może wkroczyć wirtualna asystentka.
Spis treści
Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka to specjalistka, która zdalnie wspiera przedsiębiorców w rozwoju ich firm. Zakres działań jest przeróżny i często jest zależny od potrzeb danego przedsiębiorcy. Część wirtualnych asystentek zajmuje się tylko wybranymi zadaniami, np. obsługą newslettera, pomocą przy kampaniach sprzedażowych czy prowadzeniem social media. Inne zaś mają bardzo szeroki obszar działania, dzięki czemu mogą wspomóc przedsiębiorcę w większym zakresie zadań. Kluczowe jest tutaj, co wirtualna asystentka lubi robić i w czym się specjalizuje. W tym artykule znajdziesz poradnik na temat zadań, które możesz przekazać wirtualnej asystentce, aby zyskać więcej czasu, zwiększyć swoją produktywność i odciążyć siebie w codziennych obowiązkach.
Administracja i organizacja
Współpracę z wirtualną asystentką można rozpocząć od oddelegowania zadań administracyjnych takich jak:
- Zarządzanie kalendarzem i organizacja spotkań – jeśli nie panujesz nad terminarzem spotkań, to wirtualna asystentka cię w tym odciąży – zaplanuje spotkania, zorganizuje je i przypomni ci o nich.
- Tworzenie dokumentów – potrzebujesz raportu, prezentacji lub umowy dla klienta? Wirtualna asystentka bez problemu uszykuje dla ciebie odpowiednie materiały, które będą ci potrzebne w pracy.
Marketing i promocja
Prowadząc swoją działalność, z pewnością wykonujesz działania marketingowe i promocyjne online’owe i offline’owe. Wirtualna asystentka może wspomóc cię w:
- Prowadzeniu profili na portalach społecznościowych – zajmie się tworzeniem treści, grafik, obróbką wideo i przygotuje harmonogram publikacji.
- Tworzeniu newsletterów – zaprojektuje dla ciebie szablon, przygotuje tematy na najbliższe kilka tygodni albo sama stworzy treści i ogarnie wszystkie aspekty techniczne.
- Pisaniu artykułów na bloga – zoptymalizuje teksty pod kątem SEO, przygotuje grafiki, zrobi wstępną korektę i redakcje tekstu i zajmie się publikacją treści.
Obsługa klienta
Obsługa klienta jest jedną z kluczowych gałęzi przy prowadzeniu działalności. Zapewne będziesz chcieć w większości zająć się tym osobiście, ale wirtualna asystentka może cię wspomóc przy:
- Odpowiadaniu na powtarzające się zapytania – uszykuje szablon odpowiedzi i zajmie się ich wysyłką, a Ty skupisz się na clue danego problemu.
- Zwrotach i reklamacjach – skoordynuje zwrot czy reklamacje, a przy odpowiednich uprawnieniach zleci także realizację przelewów.
Stworzy twoje miejsce w sieci
Jeśli przedsiębiorca chce być bardziej rozpoznawalny i mieć więcej klientów na swoje usługi czy produkty, to powinien mieć swoje miejsce w sieci. Wirtualna asystentka stworzy dla ciebie:
- Stronę internetową – stworzy miejsce, które stanie się jednym z najbardziej reprezentacyjnych miejsc dla twojej marki.
- Sklep internetowy – stworzy miejsce, w którym będziesz sprzedawać swoje produkty lub usługi.
Sprzedaż i wsparcie przy e-commerce
Przy sklepie internetowym jest zazwyczaj więcej technicznej pracy, którą bez problemu możesz oddelegować wirtualnej asystentce, która może:
- Zarządzać sklepem – dodawać nowe produkty, zmieniać ceny, aktualizować opisy i stany magazynowe.
- Obsługiwać zamówienia – od weryfikowania płatności i realizację zamówień po obsługę zwrotów czy reklamacji.
- Analizować sprzedaż – poprzez przygotowanie raportów sprzedażowych, które mogą mieć wpływ na rozwój nowych produktów lub usług twojej marki.
Pomoc przy tworzeniu produktów
Jeśli nie masz umiejętności, które są ważne przy tworzeniu produktów cyfrowych, to możesz przekazać wirtualnej asystentce wkład, a ona zajmie się:
- Złożeniem e-booka – od formatowania tekstu, po oprawę graficzną i przygotowanie plików w odpowiednich formatach.]Obróbką wideo i/lub audio – montażem filmików, podcastów oraz optymalizacją dźwięku i obrazu.
- Tworzeniem materiałów multimedialnych – przygotuje materiały edukacyjne, promocyjne czy sprzedażowe w atrakcyjnej formie i dopasowane stylem do twojej marki.
Pomoc przy sprzedaży produktów
Niezależnie od tego, czy będziesz sprzedawać produkt i/lub usługę po raz pierwszy, czy któryś raz z kolei, to wirtualna asystentka może cię wesprzeć w tym procesie poprzez:
- Stworzenie stron sprzedażowych – tzw. landing page, na których są umieszczane informacje tylko o danym produkcie i/lub usłudze.
- Wsparcie w kampaniach reklamowych – będzie zarządzać reklamami na portalach społecznościowych i Google Ads oraz przeanalizuje wyniki kampanii.
- Obsługę klienta – będzie odpowiadała za kontakt z klientami, pomoc przy wyborze odpowiedniego wariantu danego produktu i/lub usługi.
Co przedsiębiorca może oddelegować Wirtualnej Asystentce? Podsumowanie
Wirtualna asystentka może być doskonałym wsparciem na odciążenie przedsiębiorcy w jego codziennych obowiązkach. Kluczowy jest nie tylko wybór konkretnej osoby, ale także umiejętności w oddelegowaniu zadań. Przedsiębiorca powinien jasno określić swoje cele i oczekiwania, zadbać o komunikację i monitorować postępy działań. Ustalone na początku zasady współpracy zaowocują długofalową współpracą, która będzie owocna i przyjemna dla obu stron.
Autorka: Kasia Masztaler — od 2020 roku wspieram przedsiębiorców w dynamicznym rozwoju ich firm, pomagając im nie tylko osiągać, ale i przekraczać założone cele biznesowe. Jestem współautorką książek: „Chcę WWWięcej” i „Bez pudru. Historie kobiet, które zachwycają i inspirują” oraz redaktorką prowadzącą magazynu i portalu Girlbosskie.pl. W 2022 roku ukończyłam studia podyplomowe z Praktycznego Marketingu Internetowego w Wyższej Szkole Bankowej (obecnie WSB Merito). Jestem także absolwentką programu „Umiejętności Jutra”, organizowanego przez Google i SGH w 2022 roku. Od 2024 roku specjalizuję się w rozwoju i stosowaniu metod sztucznej inteligencji, a swoją wiedzę zdobyłam w IMOK.
