5 zasad skutecznego delegowania zadań

You are currently viewing 5 zasad skutecznego delegowania zadań

Opowiem Ci o tym, jak rozwijać biznes dzięki współpracy z wirtualną asystentką. Masz wrażenie, że Twoja doba robi się za krótka, aby móc wykonać wszystkie zaplanowane działania? Twoja codzienna lista zadań cały czas rozrasta się niczym grzyby po deszczu? To uczucie jest znane chyba nam wszystkim. I to bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorczynią, managerką projektu czy mamą na urlopie wychowawczym. Bierzemy na siebie coraz więcej obowiązków, zapominając przy tym, że przecież możemy poprosić o pomoc innych. Tak! Wystarczy tylko pożegnać błędne przekonanie, że wszystko potrafisz zrobić najlepiej, a przekazanie innym zadań to oznaka słabości. Takie myślenie to tylko niepotrzebna presja, którą same sobie często narzucamy. Poznaj 5 zasad skutecznego delegowania zadań.

Skupię się dziś na jednej z poruszonych wyżej kwestii, mianowicie delegowaniu zadań w biznesie. Pamiętaj jednak, że te zasady możesz zastosować na co dzień również w innych obszarach zawodowych… i prywatnych.

Delegowanie zadań w biznesie

Prowadzenie własnego biznesu oznacza niekończącą się listę zadań “to do”. Zapewne jako przedsiębiorczyni wolisz przeznaczyć swój czas na działania przynoszące zyski, niż utknąć przy czynnościach, które nie przynoszą bezpośredniego dochodu. W tej sytuacji wirtualne delegowanie zadań może się okazać najlepszym rozwiązaniem. Długa kolejka nieprzeczytanych wiadomości e-mail czeka na odpowiedź? Przygotowanie oferty, uzupełnienie oferty, zrobienie grafiki, wystawienie faktury, umówienie spotkania. Te rzeczy nie zrobią się same, ale możesz je przekazać. I tu właśnie wkracza wirtualna asystentka — istna superbohaterka drugiego planu, która wykona za Ciebie wszystkie te zadania, na które Ty nie masz najzwyczajniej ani czasu… ani ochoty. I masz do tego pełne prawo!

Korzyści współpracy z wirtualną asystentką

Delegowanie zdań to coraz popularniejsza forma wspierania rozwoju biznesów. Dzięki niej zyskasz:

  • Oszczędność czasu – to chyba najważniejsza korzyść, którą możesz osiągnąć. Przekazując zadanie do wykonania wirtualnej asystentce, odzyskujesz przestrzeń na priorytetowe działania Twojej firmy. Nie musisz martwić się o rzeczy, które są konieczne, jednak nie mają bezpośredniego przełożenia na rozwój Twojej działalności. Nie musisz wykonywać zadań, których po prostu nie umiesz robić… lub nie lubisz. Umówmy się — możesz świetnie znać się na pozyskiwaniu nowych klientów, ale niekoniecznie musisz umieć wysyłać newsletter. Zaoszczędzone godziny możesz przeznaczyć na odpoczynek lub czas z rodziną. Wybór należy do Ciebie!
  • Oszczędność pieniędzy – to kolejna korzyść, którą ponadto bardzo łatwo jest oszacować. Delegowanie zadań wirtualnej asystentce to realna oszczędność dla Twojej firmy. Nie zatrudniasz pracownika etatowego, dzięki temu oszczędzasz na kosztach. Ponadto, delegując zadania, płacisz jedynie za realny czas poświęcony na wykonanie danego zadania. Twoja firma rozwija się, a Ty zyskujesz kompetentne wsparcie i odzyskujesz spokojną głowę. Brzmi świetnie, prawda?

Jak skutecznie delegować zadania?

Pamiętaj, że delegowanie zadań wirtualnej asystentce to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować. Tylko wtedy może przynieść oczekiwane rezultaty. Jak zatem delegować zadania? Poznaj 5 skutecznych wskazówek:

1. Sprecyzuj obszar, w którym potrzebujesz wsparcia

Wybór zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce, to klucz do sukcesu. Zrób listę zadań, które wymagają Twojego udziału i których nie możesz przekazać. Wszystkie pozostałe, które można wykonać zdalnie — oddeleguj. Pamiętaj też, że warto przekazać zadania osobie, która specjalizuje się w danym obszarze. Poznaj także mocne strony wirtualnej asystentki, aby w pełni wykorzystać potencjał jej umiejętności. W ten sposób unikniesz nieefektywnych działań.

2. Wprowadź w procedury

Nawet jeśli nie posiadasz specjalnie opracowanych i spisanych procedur, to pewnie zdążyłaś już wyrobić sobie pewne schematy działania. Podziel się nimi z wirtualną asystentką lub znajdź czas na spokojne wdrożenie asystentki w specyfikę Twojej działalności. Rzeczy, które dla Ciebie wydają się oczywiste, niekoniecznie są takie dla osób z zewnątrz. Nadaj także dostęp do narzędzi, które ułatwią Wam pracę.

3. Zastosuj metodę małych kroków

To ważny punkt pomyślnej współpracy. Delegowanie zacznij od małych zadań. W ten sposób pozwolisz wirtualnej asystentce na przystosowanie się do Twojego sposobu pracy. Ponadto będziesz mogła przekonać się, czy dana współpraca Ci odpowiada. Gdy już będziesz mieć pewność, że przebiega ona bez zarzutów, możesz poszerzyć zakres obowiązków.

4. Określ cel, oczekiwany efekt oraz termin

To pomocne wytyczne, które z pewnością ułatwią wirtualnej asystentce wykonanie zadania. Ty najlepiej znasz swój biznes. Nie zakładaj jednak, że wszyscy wiedzą, jakie są Twoje oczekiwania. Otwarta komunikacja i jasne określenie oczekiwań względem efektów, pomogą uniknąć zbędnych rozczarowań! Pamiętaj też, żeby dawać informację zwrotną oraz motywować do pracy. Konstruktywna informacja zwrotna z pewnością przełoży się na jeszcze lepszą współpracę oraz osiągane wyniki.

5. Zaufaj i… kontroluj

Decydując się na współpracę z wirtualną asystentką, musisz nauczyć się zaufania. To fundament relacji między Wami. Zapraszając do swojego wirtualnego zespołu asystentkę, polegasz na jej kompetencjach. Pozwól jej dobrze wykonywać swoją pracę — uwierz, że jej też zależy na jak najlepszych efektach. Jednak nie zapominaj o… kontroli działań. Oddelegowanie zadań nie oznacza zupełnego braku uczestnictwa w projekcie. Nadzoruj pracę i sprawdzaj, czy przebiega ona zgodnie z założonym harmonogramem.

Praca zdalna i wirtualna asystentka

Pandemia COVID-19, rewolucja cyfrowa i związana z nią zmiana stylu życia oraz systemów wartości społeczeństw sprawiła, że praca zdalna cieszy się coraz większą popularnością. Statystyki nie pozostawiają wątpliwości, że światowy trend popularności tej formy pracy ma charakter rosnący. Jednak wirtualne wspieranie biznesu w jego rozwoju wymaga czasu i zaangażowania. Pomimo że delegowanie zadań wcale nie jest łatwą czynnością, to jednak warto nauczyć się tej metody, ponieważ może okazać się ona kluczowym czynnikiem rozwoju przedsiębiorstwa, nie tylko w sferze online. Bez wątpienia współpraca zdalna niesie za sobą wiele korzyści. Przekonaj się sama, ile możesz zyskać, przekazując część swoich obowiązków zaufanej wirtualnej asystentce.

Jako wirtualna asystentka oraz content managerka wspieram klientów w skutecznej komunikacji online. Wierzę w moc słów, dlatego pomagam w budowaniu autentycznej i spójnej narracji, zarówno na poziomie strony internetowej i treści sprzedażowych, jak i kampanii e-mail marketingowych.

Działam kompleksowo na kilku płaszczyznach:

  • tworzę content na stronę internetową,
  • planuję i wysyłam newsletter, publikuję wpisy na blogu i dbam o SEO,
  • prowadzę social media,
  • dbam o poprawność językową i spójność merytoryczną treści.

Oddeleguj mi zadania i zyskaj czas na rozwój firmy!

Redakcja e-Wenus.pl

Wyjątkowy cyfrowy magazyn i najlepszy kobiecy portal e-Wenus.pl tworzony jest przez kobiety i dla kobiet. Magazyn o współczesnym świecie widziany oczami kobiet porusza istotne dla nich tematy. Naszymi czytelniczkami są kobiety nowoczesne, czyli:
  • Przedsiębiorcze Polki prowadzące własne firmy i działalność nierejestrowaną, a także te pracujące na etacie.
  • Mamy poświęcające się macierzyństwu lub łączące pracę zawodową z wychowywaniem dzieci.
  • Kobiety niezależne i singielki, które mają odwagę żyć według własnych zasad.
Chcemy być inspiracją dla innych kobiet dzielić się poradami na wiele życiowych kwestii i zachęcać do rozwoju w każdej dziedzinie życia. Piszemy o wydarzeniach i książkach dla kobiet, a także o finansach, stylu życia, pracy i biznesie, hobby, ezoteryce, rozwoju osobistym, modzie, urodzie, zdrowiu, zakupach, kulturze, wnętrzach i kobiecych pasjach jak np. w cyklu artykułów pt. Pasjonatki.